Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Drawag Immobilien AG ist ein Unternehmen in Regensdorf (Zürich, Schweiz), das ihre eigene Immobilie an Dritte vermietet.

2. Grundlagen der Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.

Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen (Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz) und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen (EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO oder DS-GVO).

Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.

3. Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere:

Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten etc.;
Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
Betrieb der Website und Authentifizierung registrierter Nutzerinnen und Nutzer für bestimmte Bereiche unserer Website;
Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
Versand von Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen und Webinaren;
Versand von Newslettern;
Statistische Erhebung/Auswertungen.

4. Welche Personendaten bearbeiten wir?

4.1. Generelle Kontakt- und Grunddaten

Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.

Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Miterinnen und Mietern zumindest die folgenden Personendaten:

Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Titel, AHV-Nummer;
E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).

Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzliche Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:

4.2. Daten zur Mandatsabwicklung/Vermietung

Für die Erbringung und Verwaltung unserer Miet- und Auftragsverhältnisse und zur Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern bearbeiten wir folgende Personendaten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Bei Unternehmen:

Rechtsform, Gesellschaftskapital und liberiertes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Revisionsstelle, ggf. Umsatzzahlen, Tätigkeitsbereiche, Register-Nr.;
Zweigniederlassungen: Ort der Zweigniederlassung, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache;
Angaben über den Personalbestand: Fachbereiche, Anzahl Mitarbeitende bzw. Verantwortliche, Stellenprozente;

Finanzielle Informationen;
Risikobewertungsdaten:

Betreibungsregisterauszüge;
Informationen von Bonitätsauskunftsstellen;
Leitung und Beherrschung des Unternehmens:
Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen;
Angaben über die am Unternehmen beteiligten Gesellschaften und Stiftungen: Firma, Sitz, Bereich, Beteiligungsgrad;
Angaben zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer;
Angaben zur Anstellung von Verantwortlichen bei Drittunternehmen und gegebenenfalls, Name, Vorname, Firma, Branche, Funktion und Beschäftigungsgrad der Anstellung;
Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen;

Zahlungsinformationen;

Diese Daten werden vor allem im Zusammenhang mit der (Neu-)Vermietung von Objekten bzw. der Beurteilung der Bonität von Mieterinnen und Mietern erhoben. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Mieterinnen und Mieter.

Die Datenbearbeitung dient vor allem der Ausführung und Verwaltung der Mietverhältnisse, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.

Die Daten werden in der Regel direkt von den Mieterinnen und Mietern kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang der Beziehung können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen.

4.3. Daten für Mailings und Newsletter

Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Änderungen, bauliche Massnahmen, Einladungen zu Veranstaltungen usw. sowie ggf. für den Versand von Newslettern bearbeiten wir folgende Personendaten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1.

Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unseres Kundestammes notwendig. Um unsere Dienstleistungen zu verbessern, können Informationen auch statistisch ausgewertet. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu Marketingzwecken jederzeit widersprechen oder sich vom Empfang eines Newsletters abmelden.

4.4. Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen werden folgende Personendaten bearbeitet:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Informationen über Teilnehmende und Referenten;
Unter Umständen Bilder oder Videos.

Bei Online-Veranstaltungen werden zusätzlich die Daten nach Ziffer 4.5 bearbeitet.

Vorname, Name, gegebenenfalls Adresse, E-Mail-Adresse können den anderen Teilnehmern offengelegt werden. Es kann zudem sein, dass Sie bei Veranstaltungen ausnahmsweise fotografiert oder gefilmt werden, worüber wir Sie vorgängig informieren.

Diese Daten werden zur Durchführung der Veranstaltung sowie zu internen Zwecken bearbeitet. Das Bildmaterial benötigen wir zur internen Dokumentation oder zur Erstellung von Geschäftsberichten. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, vor oder bei den Aufnahmen mitzuteilen, dass sie nicht auf dem entsprechenden Bildmaterial erscheinen wollen.

4.5. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)

Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden in der Regel mit Microsoft Teams durchgeführt. Falls ein anderes Tool (z. B. Zoom, Skype) zum Einsatz kommt, wird in der Einladung darauf hingewiesen. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten;
Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation;
Aufzeichnungen von Videokonferenzen, falls nötig.

Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte.

4.6. Lieferanten und sonstige Vertragspartner

Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Finanzinformationen wie Bankverbindungen;
Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung usw.).

Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts.

4.7. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen

4.7.1. Server-Logfiles

Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:

Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge,
den benutzen Browser sowie das Betriebssystem,
den Domainnamen des Providers,
die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL),
die Suchanfrage,
die IP-Adresse.

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.

4.7.2. Cookies

Unsere Websites verwenden keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Allenfalls kommen technische Cookies zum Einsatz, die für den Betrieb der Website notwendig sind, die uns jedoch nicht erlauben Rückschlüsse auf den Nutzer oder dessen Nutzerverhalten zu ziehen.

Weitere Informationen zur Nutzung von Cookies finden Sie unter den Informationen zur Nutzung der Web-Analyse-Tools (Ziffer 7.1 und 7.2).

Es ist auch möglich, unsere Website gänzlich ohne Cookies zu besuchen. Sie können die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen verhindern. Dies hat jedoch unter Umständen einen Einfluss auf die Nutzungsmöglichkeiten der Website.

4.8. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen

Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.

5. Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen

5.1. Datenerfassung

In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine Leistung (Miete) in Anspruch nehmen.

Bei Mietverhältnissen können die Daten je nach Art und Umfang des Mietvertrags aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen.

Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien und Internet, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist (z. B. bei der Selektion von Mieterinnen und Mietern o. ä.), sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (siehe Ziffer 4.7).

5.2. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

5.3. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.

Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen gespeichert. Die Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Werden Daten im Ausland gespeichert gelten die Regeln nach Ziffer 7.

Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag oder einer Standardvertragsklausel geregelt sind (siehe Ziffer 8).

6. Social-Media-Kanäle

Wir verzichten auf unserer Website auf «Teilen»-Buttons, um Social-Plug-Ins von Dritten, z.B. Twitter oder LinkedIn, zu nutzen.

7. Tracking-Technologie und IT-Tools von Drittanbietern

7.1. Tracking- und Marketing-Cookies

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Wir verzichten deshalb auf den Einsatz von Tracking- und Marketing-Cookies. Für den Betrieb der Website können Cookies für eine einwandfreie technische Benutzung eingesetzt werden. Solche Cookies dienen dem Betrieb der Website und werden von uns nicht ausgewertet.

7.2. Verwendung von Plug-Ins

Unsere Website nutzt keine Plug-Ins von Social-Media-Netzwerken.

8. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

Dienstleister (z.B. Treuhänder, Immobilienbewirtschafter, Makler, IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (Steuerbehörden etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte, Finanzinstitute, Versicherungsgesellschaften usw.

Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten.

Unsere Dienstleister befinden sich in der Schweiz oder in der EU/im EWR oder in den USA. Gewisse Personendaten können auch in die USA übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in ein Land, das über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der von Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien.

Die Informationen, die Sie uns übermittelten, können zudem zu statistischen Auswertungszwecken anonymisiert und an Dritte weitergegeben werden.

9. Ihre Rechte

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen. Sie finden unsere Kontaktangaben auf dieser Website.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

10. Schlussbestimmungen

10.1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Wir sind verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung soweit nichts anders geregelt ist.

Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post oder E-Mail geschickt werden an:
BUREVA Treuhand- & Revisions AG Alte Winterthurerstrasse 14A Postfach 8304 Wallisellen info@bureva.ch

Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss zudem eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden.

10.2. Anpassungen der Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Website anpassen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 29. August 2023 aktualisiert.